Externer Datenschutzbeauftragter Bonn – für KMU in Köln und NRW

Ihr Auftraggeber verlangt einen Datenschutzbeauftragten – und Sie haben keinen? Genau das passiert vielen kleinen Unternehmen, sobald ein großer Kunde, ein Konzern oder eine öffentliche Ausschreibung ins Spiel kommt. QPFG übernimmt für Unternehmen in Bonn, Köln und NRW die Rolle des externen Datenschutzbeauftragten und liefert die Datenschutz-Nachweise, die Ihre Auftraggeber sehen wollen.

Wann braucht ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten?

Gesetzlich ist ein Datenschutzbeauftragter nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG in der Regel Pflicht, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Unabhängig von der Personenzahl gilt die Pflicht zum Beispiel, wenn Ihre Verarbeitung eine Datenschutz-Folgenabschätzung erfordert oder wenn Ihre Kerntätigkeit die umfangreiche Verarbeitung besonders sensibler Daten ist, etwa Gesundheitsdaten.

In der Praxis entscheidet oft der Auftraggeber: Auch Unternehmen mit 5 oder 10 Mitarbeitenden müssen in Lieferanten-Fragebögen, Verträgen zur Auftragsverarbeitung oder Ausschreibungen einen benannten Datenschutzbeauftragten angeben. Ohne diesen Nachweis ist der Auftrag weg.

Was übernimmt QPFG als externer Datenschutzbeauftragter?

• Benennung als externer Datenschutzbeauftragter inklusive Meldung an die Aufsichtsbehörde (in NRW die LDI NRW).
• Bestandsaufnahme: Welche personenbezogenen Daten verarbeiten Sie, wo liegen Lücken?
• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO.
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) nach Art. 32 DSGVO – abgestimmt mit Ihrer Informationssicherheit.
• Verträge zur Auftragsverarbeitung prüfen und organisieren.
• Prozess für Datenpannen (Meldung innerhalb von 72 Stunden) und für Auskunftsanfragen.
• Schulung Ihrer Mitarbeitenden zum Datenschutz.
• Ansprechpartner für Kunden, Mitarbeitende und Behörden.

Welche Datenschutz-Nachweise verlangen Auftraggeber?

Typisch sind: Name und Kontakt des Datenschutzbeauftragten, das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, eine Übersicht der TOM, unterschriebene Verträge zur Auftragsverarbeitung und der Nachweis über Datenschutz-Schulungen. Wir stellen diese Unterlagen so zusammen, dass Sie Lieferanten-Fragebögen und Ausschreibungen schnell und vollständig beantworten können.

Warum Datenschutz und ISO 27001 aus einer Hand?

Datenschutz und Informationssicherheit überschneiden sich stark: Die TOM nach DSGVO und die Maßnahmen aus ISO 27001 betreffen oft dieselben Themen – Zugriffsrechte, Backups, Verschlüsselung, Lieferanten. QPFG baut seit Jahren Informationssicherheits-Managementsysteme nach ISO 27001 für KMU auf. So entsteht ein System statt doppelter Arbeit. Mehr dazu: NIS2 für KMU.

Wie läuft die Zusammenarbeit ab?

1. Erstgespräch (kostenfrei): Was verlangt Ihr Auftraggeber, was ist schon da?
2. Bestandsaufnahme: klarer Überblick über Lücken und Aufwand.
3. Benennung und Aufbau: Verzeichnis, TOM, Verträge, Prozesse.
4. Laufende Betreuung: Ansprechpartner, Schulung, jährliche Überprüfung.

Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?

Die Betreuung läuft über eine monatliche Pauschale. Die Höhe hängt von der Größe Ihres Unternehmens und davon ab, welche Daten Sie verarbeiten. Ein konkretes Angebot erhalten Sie nach dem Erstgespräch. Die laufende Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter wird nicht gefördert. Für Beratung zum Aufbau von Informationssicherheit kann für KMU eine Förderung über BAFA oder INQA infrage kommen – ohne Gewähr, prüfen Sie es im Förder-Check.

Das Wichtigste in Kürze

• Gesetzliche Pflicht in der Regel ab 20 Personen, die ständig personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten.
• Auch kleinere Unternehmen brauchen oft einen Datenschutzbeauftragten, weil Auftraggeber oder Ausschreibungen ihn verlangen.
• QPFG übernimmt die Rolle extern und liefert die Datenschutz-Nachweise.
• Datenschutz und ISO 27001 werden zusammen gedacht – ein System statt doppelter Arbeit.

Häufige Fragen (FAQ)

Darf ein externer Dienstleister Datenschutzbeauftragter sein?

Ja. Art. 37 Abs. 6 DSGVO erlaubt ausdrücklich, die Aufgabe auf Grundlage eines Dienstleistungsvertrags an einen Externen zu vergeben.

Wir haben weniger als 20 Mitarbeitende. Brauchen wir trotzdem einen?

Gesetzlich oft nicht. Wenn Ihr Auftraggeber oder eine Ausschreibung ihn verlangt, brauchen Sie ihn trotzdem – sonst fehlt der Nachweis. Die DSGVO selbst gilt unabhängig von der Größe für jedes Unternehmen.

Ersetzt der Datenschutzbeauftragte eine Rechtsberatung?

Nein. Der Datenschutzbeauftragte berät und überwacht die Einhaltung des Datenschutzes. Für rechtliche Einzelfragen arbeiten wir mit Rechtsanwälten zusammen.

Arbeitet QPFG nur in Bonn?

Der Schwerpunkt liegt in Bonn, Köln und NRW. Vieles lässt sich online erledigen, daher sind auch Unternehmen in ganz Deutschland möglich.

Weiterlesen: Braucht mein kleines Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten?